Rodzaj uczestnictwa

Udział w konferencji (nocleg w pokoju 1-osobowym)

Udział w konferencji (nocleg w pokoju 2-osobowym)

Udział w konferencji bez noclegu

Dane osobowe

Płeć *

Mężczyzna Kobieta

Imię *

Nazwisko *

Tytuł

Telefon *

E-mail *

Dane służbowe

Stanowisko

Firma / instytucja

Telefon *

E-mail *

Ulica i numer *

Kod pocztowy *

Miejscowość *

Kraj

NIP *

Zestawienie opłat

Forma płatności

Dane do faktury

Chcę otrzymać fakturę VAT

Rodzaj płatnika

Firma / instytucja

Osoba fizyczna

Nazwa firmy *

Ulica i numer *

Kod pocztowy *

Miejscowość *

Kraj *

NIP *

Uwagi

* Regulamin uczestnictwa w konferencji
"Oświetlenie przestrzeni publicznej" LIGHTFLOW 2025

§ 1. Postanowienia Ogólne

1. I Konferencja naukowo-techniczna "Oświetlenie przestrzeni publicznej" LIGHTFLOW 2025, zwana w dalszej części Regulaminu Konferencją, odbędzie się w dniach 22-23 maja 2025 r. w Ossie.
2. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem: https://lf2025.ibdim.edu.pl
3. Organizatorem Konferencji jest Instytut Badawczy Dróg i Mostów, ul. Instytutowa 1, 03-302 Warszawa.
4. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
- Organizator: Instytut Badawczy Dróg i Mostów
- Uczestnik: osoba dokonująca rejestracji na Konferencję poprzez wysłanie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej https://lf2025.syskonf.pl
5. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie i Regulaminie Konferencji oraz zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej aktualnych informacji.
6. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

§ 2. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji

1. Warunkami uczestnictwa w Konferencji jest:
- zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej https://lf2025.syskonf.pl
- uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanych przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji.
2. Rejestracja uczestnictwa trwa do 12 maja 2025 r.
3. Rejestracja wymaga podania danych osobowych Uczestnika, tj. imienia, nazwiska, adresu e-mail oraz dodatkowych informacji niezbędnych do wystawienia faktury.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
5. Z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc o rezerwacji udziału w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
6. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej https://lf2025.syskonf.pl oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów prawnych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

§ 3. Zmiana uczestnika

1. Zamiast zgłoszonej osoby w Konferencji może wziąć udział inny pracownik firmy.
2. Organizator powinien zostać pisemnie poinformowany o zmianie nazwiska osoby, która będzie brała udział w Konferencji, najpóźniej do 19 maja 2025 r.

§ 4. Opłaty

1. Informacja na temat wysokości opłat za uczestnictwo w Konferencji jest zamieszczona na stronie internetowej Konferencji.
2. W ramach opłaty Organizator zapewnia udział w Konferencji, komplet materiałów konferencyjnych, wyżywienie, udział w uroczystej kolacji, jeden nocleg w CKS Ossa.
3. Opłatę za udział w Konferencji należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora.
4. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.
5. Organizator wystawi fakturę VAT na potwierdzenie dokonanych wpłat i zgodnie z podanymi przez Uczestnika danymi.
6. Dla instytucji opłacających udział w Konferencji w co najmniej 70% ze środków publicznych opłata może być zwolniona z podatku VAT. W celu uzyskania zwolnienia należy przesłać stosowne oświadczenie na adres lf2025@ibdim.edu.pl. Brak oświadczenia będzie skutkował doliczeniem 23% VAT do faktury.
7. Organizator nie zapewnia dojazdu Uczestników do miejsca organizowania Konferencji.

§ 5. Rezygnacja z udziału w Konferencji

1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji.
2. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej i przesłana drogą elektroniczną na adres: lf2025@ibdim.edu.pl.
3. W przypadku rezygnacji z udziału w terminie do 30.04.2025 r. koszty uczestnictwa zostaną zwrócone w całości. Po tym terminie koszty uczestnictwa nie będą zwracane, a materiały konferencyjne zostaną przesłane pocztą.
4. Nieobecność Uczestnika na Konferencji oraz niedokonanie wpłaty nie jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w Konferencji.
5. Niedokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału.
6. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji, Organizator niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia wpłynięcia rezygnacji zwróci opłatę rejestracyjną na wskazany przez niego rachunek bankowy.

§ 6. Zgoda na wykorzystanie wizerunku

1. Organizator Konferencji zastrzega sobie prawo robienia zdjęć i/lub nagrania video podczas trwania Konferencji.
2. Jeżeli Uczestnik nie życzy sobie utrwalania jego wizerunku w formie fotograficznej lub video jest zobowiązany do dostarczenia Organizatorowi pisemnego oświadczenia o treści: Nie wyrażam zgody na nagrywanie video lub fotografowanie mojej osoby, maksymalnie na trzy dni przed Konferencją. Jeżeli Uczestnik nie dostarczy takiego oświadczenia, uznaje się, że wyraża on zgodę na robienie zdjęć i/lub nagrywanie video jego osoby.
3. Wyrażenie zgody na wykorzystanie wizerunku jest jednoznaczne z tym, iż wykonane podczas Konferencji zdjęcia i/lub nagrania video mogą zostać umieszczone przez Organizatora na stronach:
- lf2025.ibdim.edu.pl,
- www.facebook.com/ibdim/,
- www.linkedin.com/company/ibdim,
- www.youtube.com/@instytutbadawczydrogimostow.
4. Uczestnictwo online w Konferencji nie będzie się wiązało z wykorzystaniem wizerunku Uczestnika.
5. Organizator nie wyraża zgody na rejestrowanie, przy pomocy jakichkolwiek środków audiowizualnych, zarówno w formie nagrania audio, wideo jak i innych metod utrwalania na nośnikach w postaci cyfrowej, oraz na rozpowszechnianie treści i przebiegu Konferencji w jakiejkolwiek formie przez Uczestnika, ani w całości, ani we fragmentach.

§ 7. Reklamacje

1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora lub drogą mailową na adres e-mail: lf2025@ibdim.edu.pl
2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji.
3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

§ 8. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator.
2. Dane osobowe Uczestnika zawarte w formularzu zgłoszenia udziału w Konferencji zebrane przez Organizatora przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
3. Dane osobowe Uczestnika nie będą przekazywane innym administratorom danych bez jego wiedzy i zgody.
4. Uczestnik Konferencji ma prawo do wglądu, poprawiania i żądania usunięcia swoich danych osobowych, może też w każdym czasie wycofać zgodę na ich przetwarzanie.
5. Organizator podejmie wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z przepisami prawa, a także powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.

§ 9. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail podanego podczas rejestracji celem powiadamiania Uczestników o zmianach programu Konferencji, Regulaminu oraz w celach promocyjnych, o ile Uczestnik wyraził na to zgodę.
2. Kontakt z Organizatorem jest możliwy poprzez pocztę elektroniczną pod adresem: promotion@ibdim.edu.pl
3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
4. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, iż Uczestnik narusza zapisy Regulaminu Konferencji, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Konferencji lub terenu obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.
5. W trakcie Konferencji, Uczestnik zobowiązany jest stosować się do ewentualnych poleceń porządkowych Organizatora.
6. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.